Medienzentrum der Fakultät für Erziehungswissenschaft

Tipp der Woche #14: E-Mail-Last reduzieren und Studierendenfragen beantworten


Die Kommunikation zwischen Lehrenden und Studierenden im Rahmen digitaler Lehrveranstaltungen kann erfahrungsgemäß zu einem sehr starken E-Mail-Aufkommen auf Seiten der Lehrenden führen. Wann müssen die Studienleistungen eingereicht werden? Wo sind die Aufzeichnungen der Vorlesungen zu finden und welches Passwort war für den Zugang gleich noch gesetzt? Fragen dieser oder ähnlicher Natur, die in Präsenzveranstaltungen häufig während der laufenden Veranstaltung oder in kurzen, privaten Gesprächen in der Pause geklärt werden konnten, müssen nun auf anderem Wege beantwortet werden. Hier scheint der Weg über eine E-Mail zunächst sinnvoll. Wenn jedoch eine Vielzahl an Studierenden aus unterschiedlichsten Seminaren zur gleichen Zeit Fragen stellen, entsteht schnell eine unübersichtliche Flut an E-Mails im Posteingang.

Um die E-Mail-Belastung während des Semesters zu reduzieren, Studierendenfragen gleicher Art zu bündeln und eine zentrale Anlaufstelle für organisatorische oder inhaltliche Fragen der Veranstaltung bieten zu können, ist das Erstellen eines Forums das ideale Mittel. Foren werden als Funktion in allen gängigen Lehr- Lerntools angeboten und lassen sich mit recht geringem Aufwand einrichten.  Wenn Sie ein organisatorisches Forum für ihre Lehrveranstaltung anbieten, können alle Studierenden direkt im Forum ihre Fragen stellen und gegebenenfalls schon vor dem Stellen der Frage nach der passenden Antwort suchen. Dies ist möglich, da sich Foren thematisch ordnen lassen. So bündeln Sie nicht nur die Beantwortung der Fragen an einem Ort, sondern erstellen fast nebenbei eine FAQ ähnliche Anlaufstelle für Ihre Studierenden.

Denken Sie daran, Ihre Studierenden darauf hinzuweisen, dass das Forum die erste Anlaufstelle für Fragen zu Ihrem Kurs ist. Nur so kann eine Reduzierung des E-Mail-Verkehrs gewährleistet werden.

Im Folgenden stellen wir Ihnen vor, wie sie ein (organisatorisches) Forum in MS Teams und OpenOLAT einrichten können:

Foren in MS Teams
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Klicken Sie in dem von Ihnen gewünschten Team auf die drei kleinen Punkte, zu finden rechts neben dem Namen des Teams. Nun öffnet sich ein kleines Menü, in dem Sie auf "Kanal hinzufügen" klicken müssen.

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Im nächsten Schritt öffnet sich das Feld, in dem Sie die Einstellungen ihres neuen Kanals einrichten können. Wählen Sie zunächst einen passenden Namen, z.B. "Organisatorische Fragen" oder "Organisatorisches Forum". Das Hinzufügen einer Beschreibung ist nicht notwendig. Wichtig hingegen ist, dass sie die Datenschutzeinstellung auf "Standard" stehen lassen. Dies ermöglicht allen Teilnehmenden der Veranstaltung den Zugriff auf das neue Forum. Klicken Sie nun auf "Hinzufügen".

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Ihr neues, organisatorisches Forum taucht nun links in der Kanalliste auf. Die Studierenden können sofort damit loslegen, ihre Fragen an diesem Ort zu stellen.
In MS Teams gibt es keine Foren im klassischen Sinn. Deshalb müssen Sie, um das Forum thematisch zu ordnen, während Sie eine neue Unterhaltung im Forum starten, auf das Symbol ganz unten links klicken (das große "A" mit dem Pinsel). Dadurch öffnen sich weitere Optionen zur Formatierung des Beitrags und Sie oder die Studierenden können dem Beitrag einen Betreff hinzufügen.

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So wie oben zu sehen könnte Ihr Forum aussehen. Auf jeden erfolgten Beitrag kann weiterführend geantwortet werden, um mehrere Fragen unter einer Überkategorie ordnen zu können.

Werden nun mehrere Diskussionsthemen erstellt, ergibt sich im Laufe der Zeit eine Übersicht über behandelte Themen. Bitten Sie Ihre Studierenden einschlägige und nachvollziehbare Titel zu verwenden - vergleichbar mit der Betreffzeile einer E-Mail. Auf diesem Weg behalten Sie den Überblick über alle aufkommenden Themen.

Foren on OpenOLAT
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Klicken Sie in dem von Ihnen gewünschten Kurs auf "Administration", dann öffnen Sie den "Kurseditor".

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Klicken Sie nun auf "Kursbausteine einfügen" und dann auf "Forum". Ihr Forum ist nun fertig eingerichtet. Verlassen Sie den Modus "Administration" und kehren Sie zur normalen Kursansicht zurück.

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Ihr Forum taucht nun links in der Liste der Kursbausteine auf. Unter "Diskussionsthema eröffnen" können Sie oder die Studierenden Themen eröffnen, zu denen Fragen gestellt und Antworten gegeben werden können.

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Durch klicken auf "Diskussionsthema eröffnen" öffnet sich obiges Feld. Hier geben Sie den Titel für das gewünschte Diskussionsthema ein. Sie können ebenso eine Beschreibung hinzufügen und ggf. Dateien anhängen. Nach erfolgter Eröffnung eines Diskussionsthemas sieht ihr Forum wie folgt aus:

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Auf Diskussionsthemen können Sie nun mit oder ohne Zitat Antworten. In intensiveren Auseinandersetzungen - beispielsweise einem schriftlichen Streitgespräch - ist durch die "Antwort mit Zitat" klar ersichtlich worauf sich eigene Aussagen beziehen.

Werden nun mehrere Diskussionsthemen erstellt, ergibt sich im Laufe der Zeit eine Übersicht über behandelte Themen. Bitten Sie Ihre Studierenden einschlägige und nachvollziehbare Titel zu verwenden - vergleichbar mit der Betreffzeile einer E-Mail. Auf diesem Weg behalten Sie den Überblick über alle aufkommenden Themen.

Im Anschluss an die Veranstaltung: Sie können einzelne Threads (= Diskussionsthemen) oder ein gesamtes Forum archivieren. Klicken Sie hierzu auf „Diskussionsthema archivieren“ bzw. „Forum archivieren“. OpenOLAT lädt die Inhalte von Threads oder Foren automatisch herunter und speichert sie in Ihrem Download-Ordner als .docx-Datei ab. Nutzen Sie diese Funktion für die Dokumentation Ihres Seminars, einzelner Sitzungen oder schlicht um Platz zu schaffen.

Tipp: Erstellen Sie zwei Foren – ein inhaltliches und ein organisatorisch/technisches. Im inhaltlichen Forum regen Sie den aktiven Austausch mit den Seminarinhalten an und laden zu Diskussionen und Streitgesprächen ein. Im zweiten können Teilnehmende ihre
organisatorisch-technischen Fragen stellen.

Wenn es doch mal eine E-Mail sein muss: Bitten Sie Ihre Studierenden einem klaren Format für E-Mails zu folgen, z.B. “Für Fragen, die Sie nicht ins Forum stellen möchten, weil sie personenbezogen oder persönlich sind, schreiben Sie mir bitte eine E-Mail mit der Betreffzeile ‘[42-xxx Vorlesung X]: Ihr Anliegen’ an vorname[dot]nachname[at]uni-hamburg[dot]de
Auf diese Weise können Sie erhaltene E-Mails schneller Ihrer jeweiligen Veranstaltung zuordnen oder über die Filtereinstellungen Ihres E-Mail-Clients sortieren lassen.

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