Tipp der Woche #14: E-Mail-Last reduzieren und Studierendenfragen beantworten


Die Kommunikation zwischen Lehrenden und Studierenden im Rahmen digitaler Lehrveranstaltungen kann erfahrungsgemäß zu einem sehr starken E-Mail-Aufkommen auf Seiten der Lehrenden führen. Wann müssen die Studienleistungen eingereicht werden? Wo sind die Aufzeichnungen der Vorlesungen zu finden und welches Passwort war für den Zugang gleich noch gesetzt? Fragen dieser oder ähnlicher Natur, die in Präsenzveranstaltungen häufig während der laufenden Veranstaltung oder in kurzen, privaten Gesprächen in der Pause geklärt werden konnten, müssen nun auf anderem Wege beantwortet werden. Hier scheint der Weg über eine E-Mail zunächst sinnvoll. Wenn jedoch eine Vielzahl an Studierenden aus unterschiedlichsten Seminaren zur gleichen Zeit Fragen stellen, entsteht schnell eine unübersichtliche Flut an E-Mails im Posteingang.

Um die E-Mail-Belastung während des Semesters zu reduzieren, Studierendenfragen gleicher Art zu bündeln und eine zentrale Anlaufstelle für organisatorische oder inhaltliche Fragen der Veranstaltung bieten zu können, ist das Erstellen eines Forums das ideale Mittel. Foren werden als Funktion in allen gängigen Lehr- Lerntools angeboten und lassen sich mit recht geringem Aufwand einrichten.  Wenn Sie ein organisatorisches Forum für ihre Lehrveranstaltung anbieten, können alle Studierenden direkt im Forum ihre Fragen stellen und gegebenenfalls schon vor dem Stellen der Frage nach der passenden Antwort suchen. Dies ist möglich, da sich Foren thematisch ordnen lassen. So bündeln Sie nicht nur die Beantwortung der Fragen an einem Ort, sondern erstellen fast nebenbei eine FAQ ähnliche Anlaufstelle für Ihre Studierenden.

Denken Sie daran, Ihre Studierenden darauf hinzuweisen, dass das Forum die erste Anlaufstelle für Fragen zu Ihrem Kurs ist. Nur so kann eine Reduzierung des E-Mail-Verkehrs gewährleistet werden.

Im Folgenden stellen wir Ihnen vor, wie sie ein (organisatorisches) Forum in MS Teams und OpenOLAT einrichten können:

Tipp: Erstellen Sie zwei Foren – ein inhaltliches und ein organisatorisch/technisches. Im inhaltlichen Forum regen Sie den aktiven Austausch mit den Seminarinhalten an und laden zu Diskussionen und Streitgesprächen ein. Im zweiten können Teilnehmende ihre
organisatorisch-technischen Fragen stellen.

Wenn es doch mal eine E-Mail sein muss: Bitten Sie Ihre Studierenden einem klaren Format für E-Mails zu folgen, z.B. „Für Fragen, die Sie nicht ins Forum stellen möchten, weil sie personenbezogen oder persönlich sind, schreiben Sie mir bitte eine E-Mail mit der Betreffzeile ‚[42-xxx Vorlesung X]: Ihr Anliegen‘ an vorname[dot]nachname[at]uni-hamburg[dot]de
Auf diese Weise können Sie erhaltene E-Mails schneller Ihrer jeweiligen Veranstaltung zuordnen oder über die Filtereinstellungen Ihres E-Mail-Clients sortieren lassen.

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